Miramos cómo trabaja tu empresa antes de tocar nada. Después decidimos juntos qué merece la pena automatizar —y qué no.
El problema
Buena parte del día de un empleado se va en tareas que no piden ni decisión ni criterio, solo tiempo: copiar un dato de un sitio a otro, revisar dos veces lo mismo, rellenar a mano lo que ya estaba escrito en otro sistema. Ese tiempo no vuelve, y tampoco es el que más aporta al negocio.
En una empresa de treinta personas eso puede ser media administración dedicada, mes tras mes, a trabajo mecánico. El tiempo que no se va ahí es el que sí puede dedicarse a lo que mueve el negocio: atender al cliente, cerrar una venta, mejorar lo que se vende.
Y cuanto más mecánica es una tarea, más fácil es despistarse haciéndola por enésima vez —ahí aparecen la mayoría de los errores. No hace falta más gente para arreglarlo: hace falta quitarle a la gente el trabajo que no debería estar haciendo.
Y el tiempo es dinero.
Lo que aparece casi siempre
De 14 horas al mes metiendo facturas de proveedor a mano, a 2.
No es la cifra que más impresiona. Es la que más se repite: casi cualquier empresa tiene a alguien copiando datos de un documento a otro, varias veces al día. Cambia el nombre de la tarea; el tiempo que se va es siempre el mismo.
Cómo trabajamos
En ese orden. El orden es el argumento: la herramienta es lo último que se decide, no lo primero.
Dos semanas dentro de la empresa. Salimos con el mapa de cómo funciona de verdad, que casi nunca es como está escrito en el manual.
Cada oportunidad con dos números: lo que ahorra y lo que cuesta ponerla en marcha. Ordenadas de mayor a menor.
Empezamos por la primera de la lista y no pasamos a la siguiente hasta que esa funciona. Una cosa terminada vale más que cinco a medias.
Servicios
No hace falta contratarlas todas. Casi todo el mundo empieza por la primera y decide después, con el mapa delante.
Dos semanas mirando cómo trabaja tu empresa de verdad.
Entrevistamos a quien hace el trabajo, no solo a quien lo dirige, y seguimos tres o cuatro procesos de punta a punta. Al final sabemos dónde se va el tiempo, dónde se cometen los errores y qué de todo eso se puede arreglar con la tecnología que ya existe.
Te llevasUn mapa de tus procesos y la lista de oportunidades priorizada. En papel, y tuyo, contrates lo que contrates después.
Construimos lo primero de la lista y lo dejamos en producción.
Un proyecto cerrado, con fecha de entrega y con algo funcionando al final. Trabajamos sobre las herramientas que ya usa tu empresa en lugar de traer una plataforma nueva que haya que aprender: se integra en el correo, en el ERP o en la carpeta compartida donde ya está el trabajo.
Te llevasEl proceso funcionando en tu empresa, la documentación de cómo está montado y las personas que lo usan formadas para usarlo.
Porque la herramienta no sirve si el equipo no la usa.
Talleres con el trabajo real de tu gente, no con ejemplos inventados. Cada persona trabaja sobre una tarea suya que tenía pendiente, y sale con esa tarea resuelta. Se aplica el lunes siguiente, no se archiva.
Te llevasSesiones presenciales o en remoto, material propio con los casos de tu empresa y correo directo para las dudas de las primeras semanas.
Unas horas al mes para que lo implantado no se pudra.
Un consultor de IA externo, sin tener que sumar uno a la plantilla. Revisamos que lo implantado siga rindiendo, decidimos qué entra después y filtramos el ruido: cada semana sale una herramienta nueva y casi ninguna te sirve.
Te llevasUna reunión mensual con decisiones tomadas, seguimiento de lo que se implantó y disponibilidad para consultas entre medias.
Un caso
Doce personas tramitando expedientes. Cada carpeta que entra por correo son ocho documentos que hay que leer, cuadrar entre sí y volver a teclear en la plataforma de la Agencia Tributaria.
El tiempo no se iba donde ellos creían. No estaba en teclear, aunque eso era lo que más rabia daba: estaba en cuadrar los documentos entre sí. Que los bultos de la factura coincidan con los del conocimiento de embarque y con los del documento de tránsito. Cuando no cuadran, alguien tiene que averiguar cuál de los tres tiene razón.
Eso es lo que se automatizó primero: comparar los ocho documentos y marcar las discrepancias antes de presentar nada. El tecleo vino después, y fue la parte fácil.
Meter un DUA en ESIMAT: de 20 minutos de tecleo a 3 de revisión.
Un tramitador nuevo es autónomo en tres semanas, no en seis meses.
Un apunte que importa en este sector: el sistema propone y el tramitador valida. Nunca al revés. Cuando hay responsabilidad legal sobre lo que se declara, quien firma tiene que poder revisarlo todo.
Preguntas
Hablemos
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